عصر ایران; دکتر. مجید ایرانشاهی* – در یادداشت گذشته به طور خلاصه مشکل جذب نیرو را بررسی کردیم. ادامه مراحل مرحله اول استخدام برای یافتن گزینه مناسب برای شغل پس از بررسی رزومه، انجام مصاحبه با نامزدها است. در این یادداشت به اختصار به شرایط مصاحبه، زمان مصاحبه و خلاصه نتایج در سه بخش می پردازیم.
بخش اول: شرایط مصاحبه
قبل از ورود به مرحله مصاحبه با داوطلبان، چند نکته وجود دارد که باید به عنوان پیش نیاز مصاحبه در نظر داشته باشید:
1. تکالیف خود را با خودتان روشن کنید
دقیقا بدانید که به چه مهارت های شخصیتی، فنی و رفتاری نیاز دارید و چه حقوقی می خواهید بدهید. مصاحبه وقت فکر کردن به خواسته هایتان نیست!
2. فرآیند مصاحبه و کاربرگ ها (فرم ها) را مشخص کنید.
حتی الامکان مصاحبه را به تنهایی انجام ندهید، بلکه ترجیحاً مصاحبه را به صورت کامل و با ابعاد مشخص ظرف یک روز یا حداقل دو روز انجام دهید و نتایج فرآیند مصاحبه را در کاربرگ های مربوطه که توسط مصاحبه کنندگان پر شده است، ارائه دهید. خلاصه کنید. در طول مصاحبه ناگهان خلاق نباشید!
3. هماهنگ کننده، مصاحبه کنندگان و محل و زمان مصاحبه را مشخص کنید
از لحظه ورود مصاحبه شونده تا انتها یک برنامه واضح و مختصر تهیه کنید. مردم به خصوص نسل جدید نیروی انسانی به رفتار شما و اطرافیانتان توجه زیادی دارند و درباره آن صحبت می کنند. مراقب باش برند کارفرما اجازه ندهید در مصاحبه ها آسیب ببینید!
4. قوانین رازداری را رعایت کنید
در صورت تمایل به ضبط مصاحبه به صورت صوتی و تصویری حتماً از قبل به مصاحبه شونده اطلاع دهید. اگر این را ندانید، به برند خود آسیب می زنید.
بخش دوم: حین مصاحبه
1. خودتان باشید و باهوش باشید
در دنیای امروز، به لطف اینترنت و شبکه های اجتماعی، مصاحبه شوندگان و نامزدها اطلاعات زیادی در مورد نحوه عملکرد خود در مصاحبه دارند. پس اولا حتما خودتان باشید و تظاهر نکنید و ثانیا زرنگ باشید تا فریب مصاحبه شوندگان و متقاضیان را نخورید.
2. گاهی اوقات در لحظه باشید و خلاق باشید
همانطور که قبلا ذکر شد، این روزها داوطلبان اطلاعات زیادی در مورد سوالات مصاحبه دارند، بنابراین گاهی اوقات شما قوانین را زیر پا می گذارید و سوالاتی را می پرسید که مخصوص شماست و در اینترنت موجود نیست!
3. خلاقیت عجیب و غریب انجام ندهید
اگر چیزی از مصاحبه های خلاقانه در شرکت های بزرگ کشورهای توسعه یافته می خوانید، آن را در ایران اجرا نکنید. محیط با محیط اطراف متفاوت است. پس مراقب باشید که خلاقیت های عجیب و غریب ایجاد نکنید.
4. مصاحبه نه طولانی است و نه خیلی کوتاه
مصاحبه ها را طوری برنامه ریزی کنید که نه خیلی طولانی باشند و نه خیلی کوتاه. یک برنامه زمانی معقول تهیه کنید.
5. به طور هوشمندانه افراد به خصوص متخصصان را از شرایط و محیط کسب و کار سازمان آگاه کنید
کاندیداها، به ویژه متخصصان شاغل، معمولاً قبل از مصاحبه اطلاعاتی را از سازمان شما به دست آورده اند که ممکن است دور از واقعیت باشد. با مهارت افراد را از خصوصیات و مزایای خود آگاه کنید تا در صورت تایید آنها حتما به شرکت شما بیایند.
بخش سوم. دیپلم
1. ارزیابی اولیه و غربالگری را در همان روز انجام دهید
پس از اتمام تمام مصاحبه ها، غربالگری تایید و رد را در همان روز انجام دهید زیرا بستگی به مصاحبه کننده هایی دارد که با آنها مصاحبه کرده اند و چه ویژگی هایی داشته اند.
2. یک جلسه خلاصه حداکثر ظرف 72 ساعت برگزار کنید
یک خلاصه نهایی را با مصاحبه کنندگان، منابع انسانی و مدیر عامل در حداکثر 72 ساعت تهیه کنید. تمدید این جدول زمانی ممکن است منجر به انصراف یا استخدام متقاضیان در سازمان های دیگر شود.
3. به متقاضیان پذیرفته شده و رد شده در همان روز خلاصه را اعلام کنید
پس از جمع بندی به واحد منابع انسانی یا مسئول هماهنگی اطلاع دهید تا با افراد تایید شده قرارداد و رد شده ها تشکر و قدردانی کنند و هماهنگی های لازم را انجام دهند.
حرف آخر مصاحبه و فرآیندهای مرتبط با آن است یکی این یکی از مواردی است که به خوبی در ذهن افراد می ماند و باعث می شود در مورد برند شما خوب یا بد صحبت کنند و این موضوع برای برند کارفرمای شما بسیار موثر است. پس سر میز مصاحبه به خوبی آماده باشید.
_________________________________________________
*دکتر. مجید ایرانشاهی
دکترای مدیریت منابع انسانی
مشاور مدیریت منابع انسانی
مدرس و پژوهشگر مدیریت منابع انسانی
نایب رئیس و عضو هیئت مدیره مرکز مشاوره و خدمات کارآفرینی بهینه
نویسنده و مدرس دانشکده تجارت و بازرگانی عصر ایران