به نقل از شمانیوز، امروزه وجود اینترنت تغییرات زیادی را در زندگی افراد به وجود آورده است. با توجه به نقش مهمی که اینترنت و کامپیوتر در زندگی افراد ایفا می کنند، در کنار مهارت های سخت، سواد کامپیوتر و توانایی کار با نرم افزار به یک مهارت ضروری تبدیل شده است. همچنین افرادی که قصد کار بر روی دستگاه ها و فرصت های شغلی مناسب را دارند باید توانایی کار با کامپیوتر را نیز داشته باشند.
یکی از ضروری ترین مهارت ها توانایی کار با نرم افزارهای آفیس و آموزش اکسس است که در امور اداری و سازمانی کاربرد فراوانی دارد. همچنین از شما دعوت می کنیم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید. در ادامه این مقاله به بررسی تاثیر تسلط بر مهارت های دفتری در فرآیند استخدام می پردازیم.
تاریخچه نرم افزار آفیس
تاریخچه مایکروسافت آفیس 0.3 به سال 1992 برمی گردد. نرم افزار آفیس 0.3 با نام مایکروسافت آفیس 92 نیز شناخته می شود. در این زمان نرم افزار آفیس شامل برنامه های Word، Excel و PowerPoint بود. پس از یک سال و در سال 93 در نسخه حرفه ای آفیس برنامه Access نیز اضافه شد. در آن زمان افراد زیادی علاقه مند به یادگیری و آموزش Access بودند. پس از آن امکان نصب و اجرای نرم افزار آفیس علاوه بر کامپیوتر برای سیستم عامل های macOS، اندروید و iOS فراهم شد. آخرین به روز رسانی نرم افزار آفیس در 5 اکتبر 2021 است. طبق گفته مایکروسافت، به روز رسانی بعدی در سال 2023 عرضه خواهد شد.
اهمیت داشتن مهارت های آفیس در جذب نیرو چیست؟
با توجه به کاربردهای فراوان نرم افزارهای اداری در مشاغل مختلف، به جرأت می توان گفت افرادی که فاقد این مهارت ها هستند، نمی توانند در مشاغل مناسب وارد بازار کار شوند. تلاش برای کسب مهارت های اداری تخصصی به ویژه دسترسی به آموزش یکی از مهارت های لازم برای افزایش اعتماد به نفس و افزایش شانس موفقیت در استخدام است. به عبارت دیگر می توان گفت شرط اصلی بسیاری از مشاغل، تسلط کامل افراد در کار با کامپیوتر و آشنایی با نرم افزار Microsoft Word است.
معرفی نرم افزارهای پرکاربرد آفیس
با برخی از پرکاربردترین نرم افزارهای آفیس آشنا شوید که بسیاری از آنها برای شما آشنا هستند.
برنامه Access
در تعریف نرم افزار Access باید گفت که این برنامه یکی از قدرتمندترین و پرکاربردترین نرم افزارهای مایکروسافت آفیس می باشد. کاربرد اصلی این برنامه حفظ و نگهداری اطلاعات و برنامه ریزی است. به عبارت دیگر می توان گفت که اکسس یک بانک داده محسوب می شود. این نرم افزار امکان استفاده از زبان برنامه نویسی «ویژوال بیسیک» را برای برنامه های مختلف دارد. افراد می توانند با یادگیری و آموزش Access فهرستی جامع از داده ها و اطلاعات مورد نیاز خود تهیه کنند و در صورت نیاز آن را بازیابی کنند. همچنین این نرم افزار داده های تکراری را شناسایی کرده و در صورت نیاز می تواند آن ها را حذف کند. با سازماندهی داده ها می توانید ارتباط بین اطلاعات را پیدا کنید و در نهایت یک گزارش کامل و دقیق دریافت کنید. به خاطر داشته باشید که Access برای سازماندهی داده های بیش از هزار مفید است. آموزش دسترسی برای توسعه برنامه های مختلف استفاده می شود. این برنامه ها عبارتند از:
برنامه های کاربردی وب
برنامه های اداری
برنامه های تجاری
برنامه های شخصی
برنامه های گسترده
برنامه های فرانت اند
مزایای نرم افزار Access
ایجاد روابط بین داده های ورودی در Access
بدون نیاز به سایر نرم افزارهای پایگاه داده
امکان ایجاد پایگاه داده با چندین جدول.
امکان وارد کردن داده ها و اطلاعات موجود در فرمت های مختلف مانند: SQL Server و Excel
امکان صادرات داده ها و اطلاعات به فرمت های دلخواه
معایب نرم افزار Access
در نرم افزار امکان دریافت فایل اجرایی خروجی با فرمت exe وجود ندارد.
نرم افزار اکسس قابلیت ایجاد کلاس و مجموعه را ندارد.
عدم وجود ویژگی هایی مانند محرک فرآیند ذخیره شده به دلیل کمبود پایگاه داده نرم افزار
امنیت نرم افزار دسترسی در سطح پایینی قرار دارد.
نصب این برنامه می تواند فضای زیادی را از سیستم شما اشغال کند.
با افزایش تعداد رکوردها، ضریب اطمینان نرم افزار اکسس کاهش می یابد.
با افزایش تعداد کاربران نرم افزار، ضریب اطمینان برنامه به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.
نرم افزار word
می توان گفت Word یکی از پرکاربردترین نرم افزارهاست. نرم افزار Word در واقع نرم افزار واژه پردازی است که برای آموزش نوشتن، ویرایش و طراحی متون استفاده می شود. این نرم افزار در اکثر ادارات و شرکت های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می گیرد.
نرم افزار Outlook
نرم افزار Outlook برای ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل ها استفاده می شود. همچنین نرم افزار Outlook به کاربران این امکان را می دهد که از طریق پیامک با دیگران ارتباط برقرار کنند.
نرم افزار اکسل
کاربرد اصلی نرم افزار اکسل رسم نمودارها، انجام عملیات ریاضی، انجام تجزیه و تحلیل آماری و سازماندهی داده ها در جداول است.
نرم افزار پاور پوینت
اگر قصد دارید فایلی حاوی نمودار، عکس، متن و … بسازید، می توانید از نرم افزار پاورپوینت استفاده کنید. بسیاری از افراد از این نرم افزار برای کنفرانس های خود استفاده می کنند.
نرم افزار one note
این نوع نرم افزار برای یادداشت برداری روزانه استفاده می شود.
نرم افزار انتشارات
اگر قصد طراحی کارت ویزیت، بروشور و … را دارید، این نرم افزار می تواند به شما کمک زیادی کند.
نرم افزار Visio
Visio یکی از مهارت های کامپیوتری است که برای طراحی و ایجاد فلوچارت، نمودار، نقشه و غیره استفاده می شود. از نرم افزار Visio
نرم افزار infopath
نرم افزار InfoPath برای طراحی و ساخت انواع فرم های الکترونیکی و انتشار آنها استفاده می شود.
نرم افزار تجهیزات
این نوع نرم افزار عمدتاً برای چت و مکالمات تجاری استفاده می شود.
نرم افزار پروژه
برای مدیریت پروژه ها و برنامه ها، به منظور تجزیه و تحلیل فعالیت ها، تخصیص منابع به یک برنامه خاص و مدیریت بودجه استفاده می شود.
راه های یادگیری مهارت های اداری
افراد می توانند بدون در نظر گرفتن سن، جنسیت، سوابق تحصیلی و غیره، مهارت های کار با نرم افزارهای آفیس و دسترسی و مهارت های نرم افزاری را بیاموزند. نکته مهم این است که برای یادگیری کار با مایکروسافت آفیس نیازی به داشتن دانش اولیه نیست. یکی از رایج ترین روش ها مراجعه به مراکز آموزش کامپیوتر می باشد.
برخی از افراد ممکن است فرصت و زمان حضور چهره به چهره برای یادگیری محاسبات را نداشته باشند. این افراد می توانند از دوره های آموزشی به عنوان استفاده کنند دوره دسترسی رایگان استفاده مردم می توانند از طریق سایت های آموزشی به این فیلم ها دسترسی داشته باشند.
نتیجه:
با افزایش سطح فناوری در دنیای امروز، بیشتر مشاغل به سمت آنلاین شدن حرکت کرده اند. بنابراین انعطاف پذیری و یادگیری مهارت های کامپیوتری به ویژه مهارت های نرم افزاری مایکروسافت آفیس و آموزش اکسس را می توان یک امتیاز مثبت در رزومه افراد دانست. به عبارت دیگر، می توان گفت که هر چه افراد برای کار با کامپیوتر بیشتر آموزش ببینند، می توانند شغل و موقعیتی با حقوق بالاتر پیدا کنند.