برای مدیریت بهتر کارها در هر سازمانی و هماهنگی بیشتر اعضا نیاز است تا به کمک یک نرم افزار مشکلات موجود در این زمینه را برطرف کنیم. انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه نیاز باید به ویژگی های توجه کنید. در ادامه به 5 مورد از این ویژگی ها می پردازیم.
فرآیندها را با بهترین نرم افزار مدیریت پروژه به صورت خودکار انجام دهید
مدیران پروژه در طول روز مسئولیت های مختلفی از جمله برنامه ریزی، بررسی پیشرفت کار بر اساس برنامه زمان بندی، برگزاری جلسات با اعضای تیم و مدیریت منابع و بودجه دارند. نرم افزار مدیریت پروژه برای کاهش فشار کاری، جلوگیری از خطا، خودکارسازی فرآیندها، شناسایی موانع کاری و ایجاد تعامل مناسب بین اعضای تیم خدمت می کند. اما این نرم افزارها بسیار متنوع هستند. پس چگونه می توانیم بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟ برای آن باید با ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه آشنا باشیم. ما در این مقاله به این ویژگی ها می پردازیم.
چه چیزی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را متمایز می کند؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه قبل از هر اقدامی باید نیازهای کسب و کار خود را بسنجید و سپس ویژگی ها، امکانات و ابزارهای پلتفرم مدیریت پروژه را با توجه به آن نیازها ارزیابی کنید تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید. در زیر با برخی از مهم ترین ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه آشنا خواهیم شد.
ابزارهایی برای برنامهریزی
برنامه ریزی اولین گام برای انجام پروژه پس از تحقیقات اولیه است. در زمان برنامه ریزی با توجه به نیاز پروژه باید افراد با تخصص های مختلف انتخاب و سپس برای آنها تعیین تکلیف شود. بنابراین، بسیار مهم است که هر یک از اعضای تیم بدانند چه کاری را در چه زمانی انجام دهند.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه راه هایی برای واگذاری وظایف دارد. به عنوان مثال، بسیاری از این نرم افزارها از نمودارهای گانت برای این منظور استفاده می کنند. این نمودارها همه وظایف را در یک جدول زمانی مرتب می کنند تا اولویت ها مشخص شوند. همچنین می توانید وابستگی های اعمال و مراحل کار را در نمودار نمایش دهید. از دیگر ابزارهای مناسب برای برنامه ریزی در این نرم افزارها، ابزار مدیریت وظایف چابک و تقویم مشترک تیم است.
قابلیتهای همکاری
قابلیت همکاری به قدری در مدیریت پروژه مهم است که برخی از برنامه های نرم افزاری که بر روی این عملکرد تمرکز می کنند به عنوان نرم افزارهای قابلیت همکاری دسته بندی می شوند. بسته به محدوده پروژه و پیچیدگی آن، یک تیم پروژه می تواند بیش از 10 یا حتی بیش از 100 عضو داشته باشد. هر یک از این اعضا وظیفه خاصی را انجام می دهند. با این حال، وابستگی متقابل بین اقدامات مستلزم تعامل مداوم بین اعضای گروه است. بنابراین بهترین نرم افزار مدیریت پروژه نرم افزاری است که دارای ویژگی هایی مانند چت داخلی، امکان برگزاری ویدئو کنفرانس، ابزار کار از راه دور و امکان اشتراک گذاری فایل ها باشد.
راه دیگر برای افزایش تعامل و همکاری اعضای تیم از طریق داشبوردهای تیم با سطوح مختلف دسترسی است. بنابراین اعضای تیم میتوانند نمودارها، دادهها و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را از طریق این داشبورد اضافه کنند، در حالی که سایر اعضای تیم میتوانند همزمان این تغییرات یا اضافات را مشاهده کنند.
مستندسازی و بایگانی
اگر همچنان از فایل اکسل برای جمع آوری و آرشیو اطلاعات استفاده می کنید، باید بگوییم که میزان خطا در صفحه گسترده اکسل تا 88 درصد است. در همین حال، پلتفرم های مدیریت پروژه به دلیل کدنویسی پیشرفته و پیکربندی آسان، خطاهای ثبت نام و به روز رسانی را کاهش می دهند. از سوی دیگر، این پلتفرم ها به عنوان یک آرشیو اسناد عمل می کنند که همه اعضای گروه می توانند به طور همزمان به آن دسترسی داشته باشند و حتی از فیلترهایی برای دسته بندی اسناد برای بررسی استفاده کنند. بنابراین، یکی از نکات مهم در هنگام انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه این است که بررسی کنیدکه این نرم افزار اطلاعات و اسنادی را ذخیره می کند یا خیر. توجه داشته باشید که با ذخیره سازی حرفه ای داده ها می توانید گزارش های حرفه ای نیز ایجاد کنید.
امکانات گزارشدهی
مدیریت موفق پروژه مستلزم آگاهی از کاستی ها و موانع است. مدیران پروژه با استفاده از دو ویژگی نرم افزار مدیریت پروژه به اطلاعات لازم در این زمینه دسترسی دارند. ویژگی اول امکان گزارش دهی و ویژگی دوم دسترسی آسان به شاخص های کلیدی عملکرد است.
گزارش ها از جمله مهم ترین کمک های تصمیم گیری برای مدیران هستند. بهترین نرم افزار در این زمینه گزارش هایی مانند گزارش بودجه، گزارش هزینه ها، گزارش عملکرد و گزارش های کیفیت عملکرد اعضای تیم را تولید می کند. همچنین می توانید بر اساس اطلاعات جمع آوری شده در این نرم افزار گزارش های سفارشی یا گزارش های ترکیبی ایجاد کنید.
ابزارهای مدیریت بهینه منابع
مدیریت پروژه فقط مدیریت منابع انسانی و اعضای تیم نیست. مدیران پروژه از همان ابتدا باید منابع دیگری را که برای تکمیل پروژه مورد نیاز خواهند بود از جمله مواردی مانند تجهیزات، ماشین آلات، فضای مورد نیاز، مواد اولیه، فناوری و غیره شناسایی کنند. همچنین در مراحل تکمیل پروژه باید بدانند چگونه منابع زیادی مصرف شده است و چه منابعی را می توان به سایر اعضای تیم برای تکمیل مراحل بعدی اختصاص داد. بنابراین بهترین نرم افزار مدیریت پروژه دارای ابزاری است که به شما کمک می کند منابع خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
در ادامه چند ابزار کاربردی برای مدیریت بهینه منابع ارائه می کنیم:
- گزارش های بودجه: این گزارش ها به شما کمک می کند تا هزینه ها را بررسی کرده و در مورد بودجه تصمیم گیری کنید
- داشبورد بودجه پروژه: با یک نرم افزار مدیریت پروژه، می توانید یک داشبورد بودجه ایجاد کنید و چند KPI اضافه کنید. برای مثال میتوانید از نمودارها برای ایجاد نمایشی بصری از هزینهها استفاده کنید
- ردیابی بر اساس زمان: نرم افزارهای مختلف مدیریت پروژه در بخش های مختلف توابع زمانی را به جداول و نمودارها اضافه می کند تا بتوانید پیشرفت پروژه را در مناطق مختلف پیگیری کنید.
با بهترین نرم افزار پروژه، پروژه ها به موقع انجام می شوند
نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری برای کاهش خطای انسانی، خودکارسازی بسیاری از وظایف، بهبود برنامه ریزی و کاهش ریسک پروژه است. قبل از انتخاب بهترین نرم افزار برای این منظور، ابتدا باید چالش های پروژه، محدودیت های منابع و نیازهای سازمان را بررسی کنید.
در مرحله بعد، باید از ویژگی ها و ابزارهایی که در این مقاله معرفی کرده ایم برای تعیین ویژگی های مورد نیاز خود استفاده کنید. سپس نوبت به بررسی ویژگی های نرم افزار برتر، هزینه اشتراک آن نرم افزار و سایر ویژگی ها مانند خدمات پشتیبانی می رسد. با انجام این مراحل می توانید این اطمینان را داشته باشید که پروژه های شما به موقع به اتمام می رسد، نتایج پروژه با بالاترین کیفیت خواهد بود و همچنین با بهبودهای لازم رضایت مشتری را جلب خواهید کرد.