مدیریت کارآمد کسب و کار نیازمند ابزارهای پست داخلی است
بستر، زمینه اتوماسیون آنها مدام در حال رقابت برای گسترش امکانات خود هستند. به عنوان مثال، این پلتفرم ها عموما با افزودن برخی ویژگی ها و ابزارها سعی در کاهش نیاز کاربران به پلتفرم های دیگر دارند. میزیتو به عنوان یکی از جامع ترین پلتفرم ها مدیریت پروژه فارسی در این زمینه بی نظیر است. به عنوان مثال، این پلتفرم دارای بخشی با عنوان “نامه های اداری و مکاتبات”، علاوه بر عملکرد چت داخلی و بسیاری از ویژگی های دیگر برای بهبود همکاری است. در این مقاله با این قسمت از پلتفرم میزیتو آشنا می شویم.
چرا به مکاتبات اداری میزیتو نیاز داریم؟
شرکت ها و سازمان ها معمولا دارای بخش های مختلفی مانند مالی، منابع انسانی، بازاریابی و … هستند که ارتباط بین این بخش ها از طریق دستگاه ها و بسترهای مختلفی از جمله تلفن، نامه ها و اسناد کاغذی، نرم افزار شبکه های اجتماعی، نرم افزار چت داخلی و غیره صورت می گیرد. با این حال، رسمی ترین نوع ارتباط داخلی است و می تواند به عنوان زبان رایج و رسمی ارتباط در سازمان نگریسته شود. اگرچه امکان ارسال و دریافت ایمیل وجود دارد، اما ابزار یکپارچه شده در پلتفرم مدیریت پروژه به مدیریت بهتر و ارسال و دریافت مکاتبات اداری کمک می کند.
بخش نامه ها و مکاتبات اداری پلت فرم Mizito دقیقاً چنین ابزاری است. با این ابزار می توانید انواع درخواست ها مانند درخواست خرید، درخواست مرخصی، درخواست پرداخت و درخواست پیگیری را اطلاع رسانی و ارسال کنید. این ابزار نیز از نوع چابک است. یعنی تمامی اعضای سازمان که به پلتفرم دسترسی دارند می توانند از آن استفاده کنند.
چگونه از بخش نامه میزیتو استفاده کنم؟
در مثالی از برنامه دپارتمان Mizito، یک کارشناس ممکن است درخواست خرید را به یک رئیس بخش ارائه دهد، که به نوبه خود آن را به مدیر ارشد خود ارائه می دهد و مدیر ارشد آن را به مدیر مالی ارائه می دهد. همینطور هرکدام از این طریق تاییدیه دریافت می کنند تا در نهایت دستور صادر شود. همچنین گزینه ای برای پیوست کردن فایل ها و وظایف زیر هر حرف وجود دارد. دسترسی به صفحه حروف این پلتفرم از طریق نوار عمودی سمت راست در پنل و با کلیک بر روی عنوان حرف امکان پذیر است.
قطعات این ابزار عبارتند از:
- ایمیل های دریافتی در صندوق ورودی موجود است
- صندوق خروجی که ایمیل های ارسالی شما را نمایش می دهد
- Initial که حروف اول حرف را نشان می دهد
- نامههای ثبتشده ورودی: ایمیلهای شمارهدار دریافتی (برای نسخه شرکتی)
- نامه های سفارشی صادر شده: نامه های صادر شده که شماره گذاری شده اند (برای نسخه شرکت)
- برچسب هایی با قابلیت نمایش حروف بر اساس فیلترهای مختلف
- آرشیو: منطقه ویژه برای نامه های بایگانی شده
- نوشتن ایمیل برای نوشتن و نوشتن یک ایمیل جدید استفاده می شود
- فیلتر نمایش که سبک نمایش را تعیین می کند
- نمایش حروف در بخش حروف
چگونه یک نامه جدید در Mizito ایجاد کنیم؟
ایجاد ایمیل های جدید در بخش ایمیل Mizito بسیار آسان است. پس از کلیک بر روی گزینه نارنجی “Create Letter” در سمت راست بالای صفحه، یک فرم نامه در قالب یک پنجره جدید با چندین بخش برای شما باز می شود.
این بخشها عبارتند از:
- موضوع نامه
- اضافه کردن اعضا
- متن نامه
- برچسب های حمل و نقل
- پیوست نامه (فایل و وظیفه)
امکان دسترسی به پاسخ، مرجع و آرشیو نامه ها
بعد از اینکه روی یک حرف یا حرف اول در صندوق ورودی کلیک کردید، پلتفرم شما را به همان حرف یا حرف اول هدایت میکند. این بخش شامل گزینه هایی با عملکردها یا اطلاعات مختلف است. به عنوان مثال، در این بخش می توانید نامه را به صندوق ورودی بازگردانید، آن را برای شخص یا افراد فوروارد کنید، نامه را بایگانی کنید، به آن پاسخ دهید و اطلاعات مختلفی از جمله:
- این نامه خطاب به چه کسی است؟
- گیرندگان نامه چه زمانی آن را دیدند؟
بخش دبیرخانه نامه در مسائل سازمانی
سازمان ها از شماره های ثبت ایمیل برای مدیریت بهتر، آرشیو و ردیابی ایمیل استفاده می کنند. این تسهیلات در بخش دبیرخانه پست پلت فرم میزیتو ارائه شده است. البته برای فعال کردن این بخش باید مجوز مربوطه را برای همکاران ایجاد کنید. سپس دو گزینه با نام نامه های ثبتی ورودی و نامه های ثبتی خروجی به قسمت پلتفرم نامه ها اضافه می شود.
برای ثبت شماره نامه باید مراحل زیر را انجام دهید:
- یک نامه ایجاد کنید
- دوباره روی نامه کلیک کنید و آن را باز کنید
- برای ثبت شماره نامه روی گزینه کلیک کنید
- صادرات یا واردات آن را مشخص کنید
- پسوند و پیشوند شماره حرف را انتخاب کنید
- یک شماره نامه را ثبت یا لغو کنید
امکان جستجوی حروف با استفاده از فیلتر
بخش نامهها و مکاتبات اداری پلتفرم میزیتو، مانند بسیاری از بخشهای دیگر این پلتفرم، گزینههای فیلترینگ مختلفی برای تسهیل جستجوی نامهها دارد. برای سفارشی سازی این بخش می توانید بر روی گزینه Show Letter Filter کلیک کنید. سپس گزینه های مختلف فیلتر به شما نشان داده می شود.
گزینه های فیلتر در پلت فرم Mizito عبارتند از:
- امکان جستجوی حروف بر اساس کلمات عنوان و متن نامه
- امکان جستجو بر اساس فرستنده
- امکان جستجو بر اساس گیرنده
- امکان جستجو بر اساس پیوست
- امکان جستجو بر اساس برچسب ها
- امکان جستجو بر اساس ایمیل ورودی یا خروجی
- امکان جستجو بر اساس تاریخ و شماره حرف در قسمت Letter Type.
نامه های میزیتو؛ ابزاری چابک و کاربردی برای ارتباطات داخلی سازمانی
میزیتو یک پلتفرم است مدیریت پروژه با رویکرد شبکه اجتماعی و ابزارهای متعدد مانند نمودار گانت، تقویم پروژه و بسیاری ویژگی های دیگر. با این پلتفرم، مدیریت پروژه آسان تر می شود، همکاری بین اعضای تیم و سازمان بهبود می یابد و می توانید از آن برای بهبود فرآیندها و بهره وری کارکنان استفاده کنید. بخش حروف این پلتفرم به همراه سایر ویژگیهای همکاری، ارتباطات رسمی ثابت در سازمان را تضمین میکند و نیاز به ابزارهای غیر یکپارچه را از بین میبرد.
قسمت نامه و مکاتبات اداری میزیتو دارای امکانات فراوانی است که در این مقاله برخی از آنها را برای شما شرح داده ایم. از دیگر ویژگی های این ابزار امکان پیوست نامه به فایل مشتری می باشد. برای بهره مندی از تمامی این امکانات کافی است از طریق سایت میزیتو به آدرس mizito.ir ثبت نام کنید.