هر مغازه داری به یک فاکتور استاندارد با طراحی زیبا و ویژگی‌های قابل تنظیم، جهت ثبت و نگهداری اسناد سفارشات خود نیاز دارد. این فاکتورها نه تنها نشان می‌دهند که شما چه کالا یا اقلامی را به فروش رسانده‌اید، بلکه به مشتریان کمک می‌کنند تا از خرید خود مطمئن گردند. چاپ فاکتور همچنین از مشکلات قانونی که پس از فروش کالا به وجود می‌آید جلوگیری می‌کند.
دلایل اهمیت چاپ فاکتور برای مغازه داران و سایر کسب و کارها بسیار زیاد است که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
فاکتور چیست؟
به طور کلی فاکتورها به عنوان یک سند یا برگه تجاری؛ از جانب فروشنده برای مشتریان صادر می‌شوند تا به معامله صورت گرفته رسمیت ببخشند. فروشندگان معمولا در فاکتور خود اطلاعات مهمی از جزئیات خرید را ذکر می‌کنند. مهم ترین بخش‌های یک فاکتور فروش که از لحاظ قانونی اهمیت دارند؛ عبارتند از:
- شماره فاکتور منحصر به فرد؛
- نام تامین کننده/فروشنده؛
- تاریخ خرید؛
- نوع کالا، توضیحات کالا/خدمات و قیمت کالا؛
- شرایط پرداخت و تاریخ تحویل محصول؛
- مالیات و ارزش افزوده؛
- نام و آدرس مشتری و …
برای اینکه یک فاکتور فروش به عنوان یک سند قانونی، واجد شرایط گردد و برای مشتری حرفه‌ای به نظر برسد، حتما باید از شماره فاکتور و همینطور امضا یا مهر رسمی برخوردار باشد.
چاپ فاکتور مهم است؛ زیرا به عنوان سابقه فروش عمل می‌کند؛ به عبارت دیگر بدون آن نمی‌توان از وضعیت فروش و سود کسب و کار مطلع گردید.
چند نوع فاکتور داریم؟
شما با استفاده از فاکتورها می‌توانید فروش خود را ردیابی کنید. فاکتور در واقع شبیه به یک رسید بوده که ثابت می‌کند معامله ای بین فروشنده و خریدار انجام شده است. در زیر به مهم‌ترین انواع فاکتورها اشاره می‌کنیم:
فاکتور تحریر
هنگامی که از پرمصرف ترین انواع فاکتورها صحبت می‌شود؛ معمولا در اولین مورد، به چاپ فاکتورهای تحریر اشاره می‌کنند. فاکتور تحریر یکی از باکیفیت‌ترین انواع فاکتور؛ با قیمتی مقرون به صرفه و کارایی بالا است. این فاکتورها نیازی به کاربن ندارند و کیفیت چاپ آنها بسیار بالاتر از چاپ نوع کاربن لس است.
فاکتور کاربن لس
فاکتور کاربن لس در اصل به نوعی از فاکتورها اشاره دارد که خود دارای کاربن هستند؛ در نتیجه دیگر نیازی نیست که شما در بین برگه‌های فاکتور کاربن قرار دهید. روش چاپ و صحافی این فاکتورها به صورت 2 برگی تا 4 برگی بر اساس سفارش مشتری قابل تغییر است و معمولا در سایزهای مختلفی چاپ می‌شود. چاپ فاکتور کاربن لس به دلیل ویژگی هایی که دارد سبب محبوبیت بالای این فاکتور شده است.
فاکتور رسمی و مالیاتی
فاکتورهای رسمی و مالیاتی به آن دسته از فاکتورهایی اطلاق می‌شود که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده اند تا مورد تایید قرار بگیرند.
در واقع وزارت دارایی فاکتورهای غیر رسمی را که معمولا فاقد استانداردهای لازم هستند تایید نمی‌کند؛ از این رو شما باید برای این نهاد به خصوص، اقدام به چاپ فاکتورهای رسمی و مالیاتی نمایید که از مشخصات و فرمت خاصی برخوردار هستند. در این فاکتورها همچنین مالیات و عوارض بر ارزش افزوده محاسبه و درج می‌شود.
فاکتور قبضی
فاکتور قبضی در واقع همان قبض یا رسیدی است که به مشتری بعد از خرید ارائه می‌شود. معمولا بازاریابان جهت فاکتور نمودن محصولات فروخته شده از صدور این قبض‌ها استفاده می‌کنند.
اهمیت چاپ فاکتور برای مغازه داران چیست؟
فاکتورها بخش مهمی از انجام یک تجارت به شمار می‌روند. با استفاده از چاپ فاکتور، لیستی از خدمات یا محصولاتی که قرار است به مشتری ارائه شود تایید می‌گردد. همینطور میزان پرداخت یا بدهی مشتری نیز برای فروشنده مشخص می‌شود.
فاکتورها را می‌توان به صورت الکترونیکی ارسال کرد؛ اما گاهی اوقات ممکن است نیاز به ارسال نسخه چاپی آن داشته باشیم. در اینجا به چند کاربرد مهم چاپ فاکتور برای مغازه داران اشاره خواهیم کرد:
1) برخورد به مشکل قانونی در صورت عدم صدور فاکتور
فاکتورها نوعی اسناد قانونی هستند که در صورت بروز مشکل در مورد اقلام سفارش یا تحویل داده شده، به عنوان مرجع برای هر دو طرف عمل می‌کنند.
اکثر کسب و کارها بر این باورند که به دلایل حسابرسی درآمدی، باید برای صدور فاکتور اقدام نموده و در غیر این صورت به مشکل قانونی بر می‌خورند.
پس از چاپ، فاکتورها معمولاً به صورت دستی تأیید شده و در نرم افزار حسابداری وارد شده و در نهایت، فاکتور اصلی بایگانی می‌شود.
2) اطمینان از عدم برخورد به مشکلات پس از فروش کالا
فاکتورها اغلب برای جلوگیری از مشکلات پس از فروش کالا چاپ می‌شوند؛ چرا که شهودی بودن رسید خرید برای مشتریان نارضایتی احتمالی آنها در آینده را کاهش می‌دهد. از آنجایی که تطبیق یک فاکتور فروش با کالای فروش رفته کار ساده‌ای می‌باشد، بنابراین برای بسیاری از فروشندگان و مشتریان راه قابل قبولی جهت اثبات مشخصات و قیمت کالای به فروش رفته یا خریداری شده است.
چاپ فاکتور برای مشتریان، به عنوان مرجعی عمل می‌کند که به طور دقیق نشان می‌دهد کدام کالا را با چه ویژگی‌هایی از کدام فروشگاه خریداری کرده‌اند. به این ترتیب فاکتور سندی است که به مشتری اطمینان خاطر از خرید می‌دهد.
این سند همچنین به عنوان اثبات بدهی مشتری عمل کرده و تعهدی را برای مشتری جهت بازپرداخت مابقی حساب به فروشنده ایجاد می‌کند.
3) اطلاع از کالاهای پرفروش
شما با استفاده از تفسیر فاکتور فروش به راحتی می‌توانید کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. اطلاع از محصولات پرفروش و الگوهای خرید مشتریان تنها برخی از مزایای بررسی فاکتورهای فروش هستند. به کمک آنها حتی می‌توان برای استراتژی آینده کسب و کار نیز برنامه ریزی کرد.
4) اطلاع از کالاهایی که نیاز به تمدید موجودی دارند
یکی از کاربردهای مهم فاکتورها؛ ردیابی موجودی است. یعنی اگر کسب و کار شما محصولات فیزیکی می‌فروشد، فاکتورهای فروش به شما کمک می‌کنند تا میزان موجودی خود را پیگیری کنید و مطمئن شوید که آیا برای تکمیل سفارشات مشتری، موجودی فعلی کافی است یا نیاز به تمدید دارد.
5) به مشکل نخوردن شرکا
مدیران مالی سازمان‌ها و فروشگاه‌ها برای اینکه از مشکلات احتمالی سهام داران و سایر شرکا در آینده جلوگیری کنند؛ اغلب پیش از انجام پرداخت‌ها، صورت‌حساب‌های چاپ شده را بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند که همه تأییدیه‌ها و امضاهای لازم گرفته شده است.
سخن پایانی
اکنون که درک بهتری در مورد ضرورت چاپ فاکتور پیدا کرده‌اید، سؤال بعدی این است که بهترین مرکز برای چاپ فاکتور کدام است؟ مجموعه چاپ سیناپکینگ یکی از شرکت‌های برتر در حوزه چاپ و بسته بندی با بیش از 20 سال تجربه در این زمینه می‌باشد. خدمات متمایز مرکز سیناپکنیگ در خصوص چاپ فاکتورها؛ شامل چاپ انواع فاکتور با ابعاد و رنگ‌های متنوع به صورت تک رنگ یا چند رنگ و همینطور امکان چاپ فاکتورهای چند برگی به همراه شماره گذاری قرمز ملخی است.