اجرای سامانه مودیان و الزام ثبت‌نام مودیان در این سامانه، فرآیند صدور صورتحساب‌های الکترونیکی را به یک تکلیف مالیاتی رسمی تبدیل کرده است. این روند به‌تدریج در حال گسترش بوده و در آینده‌ای نزدیک، تمامی حسابداران و مودیان مالیاتی موظف خواهند بود صورتحساب‌های خود را از طریق این سامانه و به‌صورت الکترونیکی صادر کنند.از آنجایی که صورتحساب الکترونیکی تفاوت‌های قابل‌توجهی با صورتحساب‌های کاغذی سنتی دارد و تغییرات مهمی در تکالیف مالیاتی ایجاد کرده است، بررسی نکات کلیدی آن ضروری به نظر می‌رسد.
مفهوم صورتحساب الکترونیکی
صورتحساب الکترونیکی یک سند مالی دیجیتال است که به‌صورت آنلاین و از طریق سامانه مودیان صادر و ثبت می‌شود. این صورتحساب جایگزین فاکتورهای سنتی شده و دربردارنده اطلاعات دقیق معامله، شامل:
- نام و مشخصات فروشنده و خریدار
- جزئیات کالا یا خدمات فروخته‌شده
- مبلغ معامله و مالیات بر ارزش افزوده
- شناسه یکتای مالیاتی که توسط سامانه مودیان صادر می‌شود
صورتحساب های الکترونیکی برای شفافیت در تراکنش های مالیاتی وجلوگیری از فرار مالیاتی جایگزین فاکتورهای کاغذی شدند ، برای این منظور تمامی مودیان برای فروش کالا و خدمات خود می بایست صورتحساب مربوطه را به سامانه مودیان ارسال کنند برای این منظور نیز می توانند از روش های رایج همچون استفاده از نرم افزار واسط سامانه مودیان ؛ نرم افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان و یا خدمات شرک تهیا معتمد مالیاتی استفاده کنند.
یعد از اجرایی شدن ارسال صورتحساب ها به سامانه مودیان ، فرایند رسیدگی به پرونده های مالیاتی نیز راحت تر شد .قبلاً فرآیند بررسی مالیاتی پیچیده و زمان‌بر بود، اما اکنون با دیجیتالی شدن صورتحساب‌ها، سازمان مالیاتی می‌تواند به‌سرعت گزارشات مالیاتی را بررسی کند و مودیان نیز در صورت نیاز، اسناد خود را بدون نیاز به مراجعه حضوری ارسال کنند.
نحوه صدور و تأیید صورتحساب الکترونیکی
. فرآیند صدور و تأیید صورتحساب الکترونیکی در این سامانه شامل چهار مرحله است که در ادامه، هر مرحله را با توضیحات دقیق و جزئیات بیشتر بررسی می‌کنیم.
مرحله ی اول : ثبت اطلاعات توسط فروشنده در سامانه مودیان
فروشنده، پس از انجام معامله، باید وارد سامانه مودیان شود و اطلاعات مربوط به صورتحساب را ثبت کند. این اطلاعات شامل موارد زیر است
اطلاعات فروشنده که شامل : نام کامل و شماره اقتصادی فروشنده و شماره ملی یا شناسه ملی و آدرس و کد پستی و شناسه مالیاتی می باشد
اطلاعات خریدار : در صورتیکه خریدار حقوقی باشد نام شرکت، شناسه ملی و کد اقتصادی باید وارد شود و در صورتیکه خریدار حقیقی باشد ، نیازی به ثبت اطلاعات وی نیست
جزئیات کالا یا خدمات که شامل ، نام کالا یا خدمت و مقدار یا تعداد و قیمت واحد و قیمت کل و سایر هزینه‌های مرتبط (حمل‌ونقل، بیمه و…) می باشد
نوع و روش پرداخت که نقدی و یا نسیه بودن صورتحساب را مشخص می کند.پس از تکمیل این اطلاعات، فروشنده گزینه ثبت صورتحساب را انتخاب می‌کند و فرآیند صدور آغاز می‌شود.
مرحله ی دوم : صدور شناسه یکتا و ارسال صورتحساب به خریدار
پس از ثبت اطلاعات در سامانه مودیان، یک شناسه یکتا برای صورتحساب صادر می‌شود. این شناسه یک کد ۲۲ رقمی است که سازمان مالیاتی برای هر صورتحساب تولید کرده و به فروشنده اختصاص می‌دهد.این شناسه امکان پیگیری و استعلام صورتحساب را برای فروشنده و خریدار فراهم می‌کند
پس از صدور شناسه یکتا، صورتحساب به کارپوشه خریدار در سامانه مودیان ارسال می‌شود. در این مرحله، خریدار برای بررسی و تأیید یا رد صورتحساب اقدام می‌کند
مرحبه ی سوم : بررسی، تأیید یا رد صورتحساب توسط خریدار
خریدار پس از دریافت صورتحساب در کارپوشه خود، ۳۰ روز فرصت دارد تا آن را بررسی کند ، اگر اطلاعات صورتحساب صحیح باشد ، خریدار گزینه تأیید را انتخاب می‌کند و صورتحساب در سامانه مودیان قطعی و نهایی شده و تأثیر آن در مالیات بر ارزش افزوده خریدار ثبت می‌شود.صورتحساب به‌صورت سیستمی تأیید خواهد شد
اگر اطلاعات صورتحساب اشتباه باشد ، خریدار گزینه رد صورتحساب را انتخاب می‌کند.در این صورت، صورتحساب برای فروشنده نامعتبر می‌شود و فروشنده باید آن را ابطال کرده و صورتحساب جدیدی صادر کند. توچه کنید که اگر فروشنده صورتحساب را ابطال نکند، همچنان مسئولیت مالیاتی آن بر عهده او خواهد بود و مالیات بر ارزش افزوده صورتحساب را باید پرداخت کند
مرحله ی چهارم : تأیید خودکار صورتحساب در صورت عدم اقدام ار سوی خریدار
اگر خریدار در مدت ۳۰ روز هیچ اقدامی انجام ندهد، صورتحساب به‌طور خودکار تأیید می‌شود.در این صورت، مالیات بر ارزش افزوده صورتحساب به‌عنوان اعتبار مالیاتی در اظهارنامه خریدار ثبت خواهد شد. تائید سیستمی برای این منظور می باشد که برخی خریداران ممکن است به‌طور عمدی تأیید صورتحساب را به تعویق بیندازند تا مالیات خود را کاهش دهند این قانون باعث می‌شود که فروشنده بتواند بدون نگرانی از عدم تأیید، مالیات بر ارزش افزوده را در گزارش‌های مالیاتی خود لحاظ کند. اما اگر خریدار بعد از ۳۰ روز متوجه اشتباهی در صورتحساب شود، باید از طریق فرآیندهای اصلاحی اقدام کند.
تأثیر تأیید صورتحساب بر مالیات بر ارزش افزوده
زمانی که یک کسب و کار کالا یا خدماتی را خریداری می کند می بایست مالیات بر ارزش افزوده ی آن را نیز بپردازند ؛ این پرداخت مالیات برای آنها اعتبار مالیاتی به همراه دارد. از این اعتبار مالیاتی می توانند استفاده کنند و هنگام پرداخت مالیات دوره‌ای خود، از مبلغ کل مالیاتی که باید بپردازد، کسر کنند.
این اعتبار مالیاتی زمانی ثبت می شود که خریدار صورتحساب الکترونیکی را در سامانه مودیان تأیید کند، مالیات پرداختی او در خرید، به‌عنوان اعتبار مالیاتی محاسبه شده و از مالیاتی که باید به دولت پرداخت کند، کم می‌شود. اما اگر خریدار صورتحساب را رد کند یا اصلاً تأیید نکند، مالیات پرداختی او دیگر به‌عنوان اعتبار مالیاتی شناخته نمی‌شود و در نتیجه، هنگام پرداخت مالیات، این مبلغ به نفع او لحاظ نخواهد شد
آیا همه کسب‌وکارها موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند؟
طبق قانون، همه شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی که مشمول مالیات هستند (اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل) باید صورتحساب‌های خود را به‌صورت الکترونیکی در سامانه مودیان ثبت کنند. طبق قانون برنامه و بودجه سال 1404 اگر میزان فروش یک کسب‌وکار به حد مشخصی برسد، صدور صورتحساب الکترونیکی برای آن الزامی است ، ین حد نصاب برای سال ۱۴۰۴ برابر با ۱۴ میلیارد و ۴۰۰ میلیون تومان است یعنی اگر یک کسب‌وکار در طول سال بیشتر از این مبلغ فروش داشته باشد، موظف است تمام صورتحساب‌های خود را الکترونیکی ثبت کند ، توجه کنید که تمام کسب‌وکارهایی که مشمول مالیات هستند، باید از سامانه مودیان برای ثبت صورتحساب‌های خود استفاده کنند اما یک استثنا وجود دارد: اگر به دلایل فنی یا اضطراری، امکان ثبت الکترونیکی وجود نداشته باشد، می‌توان صورتحساب کاغذی با شناسه معتبر (به نام صورتحساب شمس) صادر کرد
ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان
یکی از رایج ترین و مقرون به صرفه ترین روش ها برای ارسال صورتحساب ها به سامانه مودیان استفاده از افزونه های واسط می باشد ، این افزونه ها توسط شرکت های استارت آپ طراحی و توسعه یافته اند ، استفاده از افزونه های واسط به این شکل است که توسط کلیدهای عمومی و خصوصی نرم افزار به سامانه مودیان متصل می شود و مودی می تواند به راحتی با انتخاب الگوی مورد نظر خود اقدام به ارسال صورتحساب به کارپوشه ی خود نماید.قیمت نرم افزارهای واسط با توجه به ویژگی هایی که دارند بین 4 تا 8 میلیون تومان می باشد . از جمله نرم افزارهای واسط سامانه مودیان که مورد استقبال مودیان واقع شده اند می توان به حسابدار اپ ، کاریا حساب ، هوفر ، فرداد ، درسان و … نام برد.مودیانی که برای کسب وکار خود از نرم افزارهای حسابداری استفاده نمی کنند بهترین روش بهره مندی از نرم افزارهای واسط می باشد . بدین ترتیب می توانند به راحتی اطلاعات صورتحساب را وارد کرده و به سامانه مودیان ارسال کنند. یکی از نرم افزارهای واسط سامانه مودیان که علاوه بر قیمت مناسب ، امنیت ، پشتیبانی 24 ساعته دارد نرم افزار واسط سامانه مودیان کاریا حساب می باشد. از جمله ویژگی های نرم افزار واسط کاریا حساب می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- مدیریت جامع کالاها، خدمات و مشتریان
- امکان ساده‌سازی فرایند صدور و مدیریت فاکتورها
- پیگیری فاکتورهای برگشت از فروش مشتریان
- طراحی فاکتورهای چاپی سفارشی و حرفه‌ای
- قابلیت Import و Export پیشرفته از فایل‌های اکسل
- امکان استعلام وضعیت فاکتورها در سامانه مودیان
- عدم محدودیت در تعداد صدور و ارسال صورتحساب
- دسترسی به گزارش‌های تحلیلی قدرتمند از فروش و درآمد
- پشتیبانی از الگو‌های استاندارد صورتحساب سامانه مودیان
- به‌روزرسانی مداوم، آموزش و پشتیبانی
- بررسی تمام خطاها در داشبورد و ارائه ی راه حل برای تک تک خطاها
- امکان استفاده از نرم افزار در تمامی پلتفرم ها
- مناسب ترین قیمت با توجه به ویژگی های ارائه شده در مقایسه با رقبا
- استفاده از چت بات اختصاصی مخصوص حسابداران به صورت رایگان
- اتصال رایگان به سامانه مودیان
برای مشاوره و یا خرید نرم افزار واسط کاریا حساب می توانید از طریق وبسایت https://kariyahesab.com اقدام کنید و یا با شماره های 45 43 00 91 021 در ارتباط باشید.