مدیریت تغییر: چالش ها و راهکارها

 عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر علیرضا داداشی* – تغییر اتفاق می افتد. این واقعیت برای هر فرد و هر سازمانی، اجتناب ناپذیر است. اگر در تغییر شکست بخوریم، به رقبای زیرک تر اجازه داده ایم پیشروی کنند. 
ما آرامش روتین خود را ترجیح می دهیم و این ترجیح می تواند مدیریت و مواجهه با تغییر را دشوار کند. 

الف- مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر به رویکردها، ابزارها و فرآیندهایی اطلاق می شود که یک کسب و کار برای آماده سازی، حمایت و هدایت افراد خود برای دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده تغییر سازمانی استفاده می کند. هدف آن هموارسازی روند تغییر و حتی مطلوب ساختن آن است.

ب- فرآیند مدیریت تغییر چگونه است؟

فرآیند مدیریت تغییر پیچیده نیست؛ با این حال باید جامع باشد. هر چه جزئیات بیشتر باشد، احتمال موفقیت ما بیشتر است.

یک جستجوی آنلاین اینترنتی مدل های مختلف مدیریت تغییر را ارائه خواهد کرد. مدل ها ممکن است متفاوت به نظر برسند، اما واقعا این طور نیستند. فرآیندهای مدیریت تغییر موفق همگی یک مسیر کلی را دنبال می کنند. تفاوت ها فقط در جزئیات است.

 اصول زیربنایی فرآیندهای مدیریت تغییر
1-    تغییر مورد نیاز را شناسایی کرده و از تنظیم هدف S.M.A.R.T (ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه، به موقع) برای ایجاد پرونده تجاری استفاده کنیم.
2-    اهداف کسب و کار به ذینفعان برسانیم.
3-    یک طرح برای پروژه ایجاد کنیم.
4-    دستورالعمل هایی برای بررسی مداوم، تجزیه و تحلیل نتایج و بهینه سازی ایجاد کنیم. 
5-    منابع و ابزارها را برای اجرا و ارزیابی هماهنگ کنیم.
6-    خطوط ارتباطی را در سراسر سازمان باز کنیم.
7-    تغییرات، نگرانی‌ها و حتی مقاومت‌هایی را که ممکن است در طول فرآیند رخ دهد مدیریت کنیم.
8-    اجرای تغییر و همچنین نقاط عطف به دست آمده در این مسیر را جشن بگیریم.

پ- چالش های مدیریت تغییر
در مدیریت تغییر، نکته کلیدی این است که خود را با تغییر بخشی از فرهنگ شرکت خود سازگار کنیم. حتی اگر این کار را انجام دهیم، باز هم احتمالا با سه مشکل رایج مرتبط با تغییر مواجه خواهیم شد.

  مقاومت کارکنان
مقاومت در برابر تغییر می تواند از هر جایی از سازمان شروع شود. مدیران ممکن است نخواهند پول خرج کنند. واحدهای مختلف  ممکن است تا زمانی که سیستم آنها کار می کند نیازهای سازمانی گسترده تر را تشخیص ندهند. در نتیجه ذینفعان کلیدی و تصمیم گیرندگان ممکن است بلافاصله متوجه نشوند که این تغییرات چگونه نفع کلی برای سازمان خواهد داشت.

مقاومت، بیشتر می تواند از ناحیه پذیرش تغییر روال بروز پیدا کند. 
کارمندان ممکن است نگران این باشند که چه اتفاقی ممکن است برای نقش و شغل شان بیفتد. حتی پس از تغییر، اگر کارمندان احساس کنند جریان های کاری جدید کارشان را سخت تر می کند، ممکن است همچنان مقاومت کنند.

راهکار غلبه بر این چالش: 
–    شفاف باشیم.
کارکنان می‌خواهند دلیل این تغییر را بدانند. اذعان به مشکلات و توضیح این که چگونه این تغییر آنها را حل می کند، می تواند باعث همراهی و همکاری شود.
–    آموزش کافی ارائه دهیم. 
یک برنامه آموزشی موثر برای فناوری های جدید، گردش کار، و فرآیندها برای یک انتقال روان ضروری است.
–    مدیریت و مدیران اجرایی را درگیر کنیم. 
کارکنان ما می خواهند ببینند که رهبری درگیر تلاش و سرمایه گذاری شده است. وقتی مدیران اجرایی درگیر می‌شوند، نشان می‌دهد که یک برنامه مشخص وجود دارد. همچنین ارتباطات را بهبود می بخشد و پاسخگویی به نگرانی های کارکنان را برای مدیران و مدیران آسان تر می کند.

2. مسائل ارتباطی
ارتباطات باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد. این نقطه ای است که بسیاری از سازمان ها در آن دچار مشکل می شوند. بسیاری از کسب و کارها ارزش را به طور واضح به مشتریان خود منتقل می کنند، اما اغلب با ارتباط داخلی با کارمندان مشکل دارند.

مشکلات رایج در ارتباطات عبارتند از:
–    ارتباط محدود یا خیلی کم
–    ناکافی بودن کانال های ارتباطی 
–    عدم اطلاع همه ذینفعان و مشارکت در پیگیری ها.

هر برنامه مدیریت تغییر باید از ارتباطات شفاف و منسجم در تمام کانال ها اطمینان حاصل کند تا در یک گفتگوی سازنده بین کارکنان و مدیریت شرکت کند. به افراد خود بگوییم چه زمانی وقایع رخ خواهند داد و چه انتظاری زا آنها داریم.
راهکار غلبه بر این چالش:
خوشبختانه با برنامه ریزی پیشرفته می توان از مشکلات ارتباطی جلوگیری کرد. 
–    برنامه ریزی استراتژیک ارتباطی 
لازم است یک استراتژی ارتباطی را بخشی از برنامه مدیریت تغییر خود قرار دهیم.  تعیین و اطلاع رسانی در مواردی از قبیل اینکه چه کسی چه کاری انجام خواهد داد؟
–    معرفی کانال ها
برنامه ای برای معرفی کانال هایی که در فرآیند مدیریت تغییر استفاده می کنیم طراحی می کنیم. مانند پست الکترونیک، اینترانت، ایمیل و ارتباط حضوری از طریق جلسات و گفتگوهای رو در رو.
–    اشتراک نگرانی ها
همچنین باید به کارمندان راه هایی بدهیم تا نگرانی های خود را با ما و سایر کارکنان به اشتراک بگذارند و به طور منظم به آن نگرانی ها رسیدگی کنیم.

3. استقرار فناوری های جدید
کمتر تغییری به اندازه اجرای فناوری برای سطوح مختلف کارکنان باعث چالش می شود. تجهیزات، ابزارها و گردش کار جدید، روش کار همه را تغییر می دهد.
بدون یک برنامه خوب هدایت شده، بهره وری به جای افزایش به میزان قابل توجهی کاهش می یابد و منجر به ناامیدی می شود. حتی اگر فناوری جدید سیستم‌ها و گردش‌های کاری را خودکار کنیم، باز ممکن است این اتفاق بیفتد!

راهکار غلبه بر این مانع :
اغلب، موقعیت‌هایی مانند این به دلیل نیاز یا تمایل به راه‌اندازی سریع فناوری‌های جدید، کاهش زمان آموزش و انتقال اتفاق می‌افتد.
–    آموزش:
باید برای استفاده حداکثری از آموزش، فرصت های آموزشی متعددی ارائه دهیم. در حالت ایده‌آل، ما می‌خواهیم از جلسات تمرینی یک‌باره که به نحوه عملکرد آن سرعت می‌بخشد، اجتناب کنیم. در عوض، برای چندین جلسه برنامه ریزی کرده و فرصت هایی را برای کارمندان فراهم می کنیم که در بیش از یک جلسه شرکت کنند. این رویکرد کارکنان را قادر می سازد تا در کار کردن با تجهیزات و فرآیندهای جدید راحت باشند.

نتیجه  گیری:
وقتی نوبت به تغییر می‌رسد، باید یک سوال حیاتی از خود بپرسیم: ما چگونه به تغییر پاسخ خواهیم داد؟

بهترین پاسخ ها را زمانی خواهیم داشت که از قبل آمادگی تغییر را داشته باشیم، برای آن برنامه ریزی کرده باشیم و در فرهنگ شرکت آن را گنجانده باشیم.
با این حال، تجربه نشان می دهد که گاهی اوقات تغییر به قدری سریع اتفاق می افتد که مجبوریم به موقعیت هایی واکنش نشان دهیم که شاید هرگز به آنها فکر نکرده باشیم.
گرچه چنین وضعیتی می تواند استرس زا باشد. اما، خوشبختانه، با تمرکز بر نتایج مثبت تغییر مانند چابک‌تر، سازنده‌تر و رقابتی‌تر شدن، می‌توانیم استرس ناشی از تغییر ناگهانی و اجباری را از بین ببریم.

واقعیت این است که مهم نیست چقدر موفق باشیم؛ ما، همیشه می توانیم کاری بهتر انجام دهیم. به عنوان مثال، می توانیم یک محصول را بهبود ببخشیم، یک فرآیند را ساده کنیم یا یک ارائه خدمات را بهینه کنیم.
عواملی مانند شرایط بازار در حال تحول، رقبای جدید و فناوری‌های جدید فقط فوریت کار را افزایش می دهند. 
برنامه ریزی برای تغییر و تبدیل آن به بخشی از فرهنگ سازمان، سازگاری و رقابت و چابک ماندن را آسان تر می کند.

_______________________________
*دکتر علیرضا داداشی
  نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
– دکترای مدیریت بازاریابی
– مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه‌چین»
– مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
– پژوهشگر بازار و کسب‌و‌کارها
– نویسنده بیش از ۴۰ مقاله در فروش و بازاریابی
– مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران